受託までの流れ・バックアップ体制

※受託開始までの流れ

【受注依頼】

お電話や、メールでお問い合わせ、ご依頼いただくケースが多数です。

【ヒアリング】

ご依頼頂きました案件の現地、又は企業先へご訪問の上、ご要望について詳細内容の聞き取り、打ち合わせをいたします。

【プランニング】
(ご提案)

ヒアリングの内容を基に、当社からのご提案も含め、お見積もりを提示いたします。

【契約締結】

お客様のご納得いただける内容に至りましたら、契約締結となります。

【受託開始前準備】

受託開始に向けて、人材の募集を致します。
当社の経験を活かし、危険物取扱者の資格を持つ人材を調達します。

【仕様確定】

当社の管理担当者が、受託開始前にご契約店舗へ伺い、受託内容の確認と、店舗に合わせた仕様の策定をし、その後、責任者様と協議の上、仕様の決定をします。
(管理担当者が、事前の確認も兼ねて、実際の作業を行うこともございます。)

【受託開始】

ご契約内容、仕様に沿った業務を行います。
基本的には当社スタッフが1名で勤務に就きますが、業務に馴染むまでは、初期研修とし、管理担当者、または補佐スタッフが共に勤務に就き、しっかりと教育・指導を行います。

※バックアップ体制について

私共ヒュートムグループは、経営理念に基づき、取引先企業様、そのお客様のお客様(エンドユーザー)、そして当社従業員に対して、『安心安全』を提供するため、グループの本部である(株)ヒュートム内に管理センターを設置しております。

その業務について、これまで大きく宣伝する事はいたしませんでしたが、当社と長年お取引いただいております企業様より、『是非とも広く知って貰うべき』とのご意見を頂き、公表することにしました。

  • 《管理センター設置の経緯》

    私共がご提供いたしますアウトソーシングは、基本的に1店舗に1名を配置します。
    全国でお任せいただいている約400店舗の内、多くを占める『夜間受託』においては、深夜の店舗に1名の配置となるため、万一不測の事態が発生した場合、対処が遅れてしまうことが懸念されます。これは、勤務に就くスタッフにとっての心配要素であり、取引先企業様にとってはリスクです。これは一例であり、その他考え得るリスクに対し常に備える必要があるという考えから設置に至りました。
    当社独自の『管理センター』の業務については、次項でご紹介いたします。

  • バックアップ体制

管理センター紹介

※フローチャート

※主業務紹介

【出勤確認】
あらかじめ、店舗管理者から、全ての店舗のシフト表を提出させ、専用のシステムで当日出勤者一覧を作成します。
受託開始時間の一定時間前までにスタッフは専用の電話番号へ出勤する旨の報告をします。
この連絡が一定に時間までに無かった場合、管理センターからスタッフに対し確認の連絡を行います。
それでも確認が取れない場合、担当管理者が代替出勤者の手配を行い、ご依頼店の業務に欠員が生じない様にします。
【30分メール】
これは当社内での呼称ですが、そのままの意味です。
スタッフは勤務時間中、定められたアドレスへメールを送信します。その間隔が30分です。
スタッフに不測の事態(意識不明に陥っている可能性、事件・事故発生の可能性、その他トラブルの可能性)が起きた可能性を考えた時、これ以上の間隔では間に合わないと考え、この間隔にしています。
【各種報告ダイヤル】
かつては、管理者に連絡が付かない際の『緊急電話』として機能させていました。
しかし、担当管理者が管理業務に専念出来るようにする為、また、スタッフがいつでも、どんな些細な事でも報告、相談できるようにする為、その機能を拡充させました。
管理センターでは、24時間、365日体制でこの『各種報告ダイヤル』を受け取れるようにし、業務面での困った事はもちろん、シフト変更の連絡、総務的な質問、ひいては担当管理者への愚痴に至るまで、様々な連絡に対応しています。
この事で、各種ハラスメント問題の未然防止の役割も担えるようになりました。